Estar dado de alta en un correo electrónico, hoy en día es una realidad. Todos los usuarios de la red, disponen de una dirección de correo electrónico y lo utiliza diariamente.
En la actualidad, el uso del correo electrónico, se puede dividir en tres diferentes ámbitos, como: escolar, laboral y personal.
En el ámbito escolar, se suelen enviar trabajos, archivos, ejercicios… hechos en clase o en casa, al profesor, para que el profesor corrija y ponga nota de dicho trabajo, ya que es más cómodo que imprimirlo al papel.
En el ámbito laboral, esta muy avanzado, ya que para reuniones, charlas, conferencias, se envían correos electrónicos a un grupo de trabajadores, para que así, todos sepan cuando es dicha reunión, charla… También, se emplea para enviar facturas, cotizaciones…, a los clientes.
En el ámbito personal, se utiliza para enviar correos electrónicos, entre amigos, familiares…, siendo estas personales o los denominados correos cadena. Los correos cadena, son correos que se envían diariamente, con presentaciones powepoints, fotos, audios, videos, textos…, que te dicen que si reenvías este mensaje a tal persona, tu suerte cambiara y de esas cosas, y por este motivo, casi todo el mundo reenvía estos mensajes a un grupo de amigos, es decir, son correos electrónicos diarios que se reenvían a todos tus contactos, amigos o familiares.
A día de hoy es indiscutible la importancia que ha adquirido el correo electrónico como medio de comunicación, tanto dentro como fuera de la empresa. Por eso hemos de preocuparnos de su almacenamiento y manipulación.
Las transacciones empresariales comienzan en forma de correo electrónico, pues la mayor parte de los clientes utilizan el e-mail para negociar contratos y acuerdos, así como emitir facturas e información sobre pagos. El correo electrónico es también muy utilizado por los departamentos de marketing para realizar envíos a los clientes anunciando nuevas ofertas, tratos especiales, etc.
Sin embargo, algunas empresas todavía no comprenden que cada correo electrónico enviado o recibido es probablemente el único registro que tienen para las transacciones importantes con un cliente o entre miembros del personal de la compañía. Muchas organizaciones, asimismo, subestiman el valor del conocimiento que está almacenado en los e-mails. De acuerdo con la investigación de Osterman, los correos electrónicos contienen aproximadamente un 75% de la información que utilizamos en una jornada de trabajo. Por lo tanto, la cantidad de conocimiento almacenado en dichos correos es suficiente para justificar su archivo durante un largo período de tiempo.
A pesar de ello, para las compañías todavía resulta difícil aceptar la necesidad real de una solución para el archivo de e-mails. Muchas de ellas confían en las copias de seguridad tradicionales para solucionar el problema, una estrategia que sólo ofrece una solución temporal.
¿Por qué optar por el archivo de e-mails?
Una compañía no puede permitirse no archivar los correos electrónicos porque nunca sabe cuándo y qué e-mail va a necesitar en un futuro. Un e-mail puede ser una lista de tareas pendientes del departamento de ventas, pero otro e-mail podría ahorrar a la compañía miles de euros en honorarios legales y multas. A continuación, enumeramos algunas de las razones por las que un negocio necesita archivar sus e-mails:
• Acceso a e-mails antiguos o eliminados: Las soluciones tradicionales de copias de seguridad que restauran sistemas si un negocio sufre una interrupción, como un error de sistema de disco, no son lo suficientemente potentes. Estas soluciones basadas en copias de seguridad no permiten al administrador o a los empleados buscar fácilmente a través de cientos de e-mails, por ejemplo, los mensajes con la información del pago que otra compañía ha acordado.
• Problemas de almacenamiento: El volumen de e-mails que se generan en una jornada de trabajo se está convirtiendo en un problema para los administradores de TI. A medida que los empleados envían y reciben correos electrónicos con archivos adjuntos de mayor tamaño, la capacidad de almacenamiento del servidor comienza a agotarse. Si las cuotas del servidor no pueden ser incrementadas, los correos electrónicos deberán ser almacenados en archivos PST en terminales de trabajo o en una parte de la red informática, creando así más problemas.
• Salvaguarda y cumplimiento legal: La legislación en algunos países establece los correos electrónicos como una fuente de datos que debe conservarse durante diferentes períodos de tiempo en el caso de que tal información sea requerida en un tribunal de justicia. Varios sectores, como el de las finanzas, tienen sus propias regulaciones que deben cumplirse.
• Capacidad de gestionar y comprobar los e-mails de los empleados: La mayoría de las compañías no supervisan lo que sus empleados están enviando o recibiendo a través del e-mail. Aunque los correos electrónicos corporativos deberían ser utilizados solamente para los negocios de la compañía, hay ocasiones en las que la dirección necesite supervisar los e-mails de sus empleados.
Cómo elegir una solución de archivo
Para las empresas, las razones que realmente llevarán a la implantación de una solución para el archivo de e-mails son las cuestiones legales y de conformidad. La capacidad de acceder a los e-mails y recuperarlos en unos minutos sin necesidad de utilizar copias de seguridad es también una cuestión a tener en cuenta.
